Die Katalogware zuerst vorbereiten
Die Ware muss als aktive Position „Ware / Artikel“ im eigenen Katalog vorhanden sein. Prüfen Sie Einheit, Einkaufspreis und die Regeln für Chargenführung, Lagerort und Haltbarkeit. Bei verpflichtender Chargenführung bleibt der Anfangsbestand im Katalog 0; die Menge erfassen Sie erst mit der Lieferung. Eine Chargenregel legt noch keine konkrete Chargennummer an.
Den Wareneingang öffnen
Wechseln Sie unter „Leistungen“ zu „Chargen & Haltbarkeit“ und klicken Sie auf „Wareneingang“. Halten Sie die tatsächlich gelieferte Menge und die Angaben auf dem Gebinde beziehungsweise Lieferschein bereit. Für unterschiedliche Chargen oder unterschiedlich zu behandelnde Lieferungen erfassen Sie getrennte Einträge.
Die Lieferung erfassen
Ware und Einheit kontrollieren
Wählen Sie die richtige Katalogposition. Prüfen Sie Bezeichnung und Artikelnummer. Die Menge muss zur festgelegten Einheit passen; der Dialog bezeichnet sie als ganze Gebinde oder Stück.
Menge und Chargennummer eingeben
Erfassen Sie den tatsächlichen Zugang und die Chargen- beziehungsweise Losnummer. Bei verpflichtender Chargenführung muss die Nummer vor dem Speichern vorhanden sein. Eine interne Artikelnummer ersetzt die Chargennummer nicht.
Beschaffung und Ablauf eintragen
Prüfen Sie „Beschafft am“. Tragen Sie ein konkretes Hersteller-Ablaufdatum ein, wenn es angegeben ist. Bleibt das Feld leer, verwendet CloudCRM die Produktvorlage. Kontrollieren Sie anschließend unbedingt das errechnete Datum.
Herkunft und Wert ergänzen
Kontrollieren Sie Einkaufspreis je Einheit, Lieferant, Lagerort und Notiz. Ein Lieferscheinbezug oder eine kurze Besonderheit erleichtert spätere Rückfragen. Der Einkaufspreis kann später für den protokollierten Verlustwert relevant sein.
Speichern und Ergebnis vergleichen
Verwenden Sie „Wareneingang speichern“. Prüfen Sie die Erfolgsmeldung und die neue Zeile in der Chargenübersicht. Kontrollieren Sie anschließend auch den Gesamtbestand der Katalogware.
Beispiel mit einer fiktiven Lieferung
Im Hilfebeispiel erhält „DEMO – Pflegeöl für Chargenbeispiel“ am 07.11.2026 einen Zugang von 12 Flaschen mit Charge „DEMO-2026-11-A“. Ohne gesondertes Herstellerdatum berechnet die Demo-Vorlage mit 365 Tagen das ungeöffnete Verwendungsende 07.11.2027. Diese Werte dienen ausschließlich der Bedienerklärung. Für Ihre echte Ware verwenden Sie die Herstellerkennzeichnung.
Fehler vermeiden
Erfassen Sie dieselbe Lieferung nicht ein zweites Mal, wenn die erste Speicherung bereits erfolgreich war. Prüfen Sie bei einer unklaren Rückmeldung zuerst Übersicht und Bestand. Ein zusätzlicher Wareneingang erhöht die Menge erneut. Tippfehler in vorhandenen Chargenstammdaten korrigieren Sie über „Bearbeiten“; dort wird die Menge bewusst nicht geändert.
Bitte beachten: Ein Wareneingang im Lager ist keine automatische Zahlung an den Lieferanten und ersetzt nicht dessen Belegprüfung im Finanzwesen.