Bevor Sie beginnen
Für den externen Versand muss eine gültige Empfängeradresse vorhanden sein. Ein E-Mail-Eingang im CRM setzt eine entsprechend eingerichtete Anbindung voraus.
So gehen Sie vor
Den Kommunikationsweg unterscheiden
Supporttickets zwischen CRM-Firmen werden im jeweiligen CRM-Zugang bearbeitet. Für Kunden, Interessenten oder freie E-Mail-Empfänger kann CloudCRM eine Ticket-E-Mail mit dem zugehörigen Kundenlink vorbereiten.
Den richtigen Kundenlink verwenden
Die externe Gegenstelle öffnet den vollständigen Link aus der Ticket-E-Mail. Er berechtigt zur vorgesehenen Ansicht dieses Vorgangs; dafür ist keine allgemeine CRM-Anmeldung nötig. Der Link gehört nur an die berechtigte Gegenstelle.
In der Kundenansicht antworten
Die Gegenstelle liest den Verlauf und kann bei einem offenen Ticket eine Antwort sowie gegebenenfalls einen Anhang über „Senden“ übermitteln. Nach erfolgreicher Übermittlung steht die Nachricht im Vorgang. Bei „Geschlossen“ ist keine Antwort mehr möglich.
E-Mail-Ergebnisse getrennt prüfen
Die Meldung „E-Mail-Versand vorbereitet“ bedeutet, dass die Nachricht für den Versand vorgemerkt wurde. Fehlt eine gültige Adresse oder schlägt die Vorbereitung fehl, kann das Ticket trotzdem bereits angelegt sein. Prüfen Sie vorhandenen Vorgang und Rückmeldung, bevor Sie ein zweites Ticket erstellen.
Einen nicht mehr gültigen Link klären
Bei einem abgelaufenen Ticketlink verweist die Kundenansicht darauf, über eine Antwort auf die letzte E-Mail einen neuen Link anzufordern. Bei einem zurückgezogenen Link soll sich die Gegenstelle an ihren Ansprechpartner wenden. Lesen Sie die konkrete Meldung, statt die Adresse von Hand zu verändern.
Danach
Sie können CRM-Bearbeitung, externe Kundenansicht und den technischen Versandstand voneinander unterscheiden.
Gut zu wissen
Die Kundenansicht ist keine allgemeine Kundenliste und kein Zugang zu weiteren CRM-Bereichen. Bei E-Mail- oder Websiteeingängen zeigt die Ticketdetailansicht den erkannten Ursprung, sofern dieser zugeordnet werden konnte.