Bevor Sie beginnen
Zum Erstellen und Bearbeiten von Vorlagen benötigen Sie eine aktive Office-Zusatzoption und das Recht zur Vorlagenverwaltung. Für ein neues Kundenschreiben brauchen Sie außerdem das Erstellrecht.
So gehen Sie vor
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Eine Vorlage anlegen
Öffnen Sie Office und wählen Sie unter „Weitere Aktionen“ den Eintrag „Neue Vorlage“. Vergeben Sie einen Namen, der den Zweck beschreibt, etwa „Begleitschreiben zur Projektübergabe“.
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Den wiederkehrenden Text vorbereiten
Erfassen Sie Betreff und Grundtext. Lassen Sie kundenspezifische Zusagen und individuelle Termine weg, wenn sie nicht für jeden späteren Empfänger gelten.
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Speichern und wiederfinden
Speichern Sie die Vorlage. Über „Dokumente öffnen“ gelangen Sie zur Bibliothek „Dokumente & Vorlagen“. Der Filter „Vorlagen“ grenzt die Liste ein.
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Ein eigenes Schreiben daraus erstellen
Öffnen Sie die gewünschte Vorlage und verwenden Sie „Als neues Schreiben verwenden“. Prüfen Sie Empfänger, Auftrag, Datum und Text für den aktuellen Vorgang.
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Das neue Schreiben speichern
Speichern Sie das angepasste Schreiben unter einem passenden Titel. Prüfen Sie die PDF-Vorschau, bevor Sie es abschließen oder versenden.
Danach
Sie haben ein eigenes Schreiben auf Basis des vorbereiteten Texts. Die Vorlage bleibt als Ausgangspunkt für spätere Schreiben erhalten.
Gut zu wissen
Eine Vorlage ist ein Startpunkt. Prüfen Sie vor jedem Versand die Anrede und alle Angaben, die sich zwischen Kunden oder Vorgängen unterscheiden können.