Welche Angaben zusammengehören
Im Katalog legen Sie für Waren die Haltbarkeitsvorlage beziehungsweise individuelle Angaben fest: ungeöffnete Haltbarkeit, Haltbarkeit nach Öffnung, Warnung vor Ablauf, gegebenenfalls eine eigene Warnfrist nach Öffnung und die Benachrichtigung beim Erreichen der Frist. Der konkrete Wareneingang besitzt darüber hinaus sein tatsächliches Beschaffungs- und gegebenenfalls Hersteller-Ablaufdatum.
Die Übersicht lesen
Unter „Chargen & Haltbarkeit“ sehen Sie Ware und Charge, Beschaffungsdatum, Öffnungsdatum, „Verwendbar bis“, Bestand und Status. Die Anordnung orientiert sich an dem nächsten Ablaufdatum. „FEFO“ bezeichnet das Prinzip, Ware mit dem früheren Verwendungsende zuerst zu berücksichtigen. Prüfen Sie die reale Ware zusätzlich; die Anzeige kann deren Zustand und Herstellerkennzeichnung nicht beurteilen.
Die Öffnung dokumentieren
Die konkrete Charge auswählen
Vergleichen Sie Ware, Chargennummer und Lagerort. „Öffnen“ betrifft den ausgewählten Chargeneintrag und ist keine allgemeine Produktänderung.
Öffnungsdatum erfassen
Klicken Sie auf „Öffnen“ und tragen Sie das tatsächliche Datum ein. Ergänzen Sie einen verständlichen Hinweis, wenn dieser für die Nachverfolgung hilfreich ist.
Den betroffenen Umfang bedenken
Der Dialog besitzt kein Mengenfeld zur Aufteilung der Charge. Markieren Sie damit nicht versehentlich eine komplette Lieferung als geöffnet, wenn nur einzelne darin enthaltene Gebinde einen anderen Zustand besitzen. Klären Sie eine passende getrennte Erfassung vorab.
Öffnung bestätigen und Datum prüfen
Verwenden Sie „Öffnung dokumentieren“. CloudCRM berechnet bei hinterlegter Frist das neue Verwendungsende aus Öffnungsdatum und Haltbarkeit nach Öffnung. Kontrollieren Sie Datum und Status der Zeile anschließend mit der tatsächlichen Ware.
Das Demobeispiel nach der Öffnung
Die Democharge wird vollständig als geöffnet dokumentiert: Öffnung am 07.11.2026, hinterlegte Frist 90 Tage, angezeigtes Verwendungsende 05.02.2027. In der Liste steht danach „Geöffnet“. Ein Herstellerdatum und eine Öffnungsfrist sind fachlich gemeinsam zu prüfen; verlängern Sie eine tatsächliche Herstellerfrist nicht allein aufgrund einer rechnerischen Anzeige.
Warnung, Ablauf und Menge unterscheiden
Eine Warnung vor Ablauf ändert den physischen Bestand nicht. Ein abgelaufenes Datum kann neben einer positiven Menge und einer Verfügbarkeitsanzeige stehen. Das ist keine Freigabe zur weiteren Verwendung. Prüfen Sie betroffene Gebinde und veranlassen Sie die fachlich passende Maßnahme. Nicht mehr verwendbare Mengen dokumentieren Sie über „Verwerfen“, statt lediglich das Datum nach hinten zu setzen. Herstellerangaben und geltende betriebliche Regeln bleiben maßgeblich.