Bevor Sie beginnen
Die Rechnung muss fest erstellt und für Zahlungseingänge offen sein. Sie benötigen das Recht, Rechnungszahlungen zu verbuchen, sowie einen Nachweis des tatsächlichen Eingangs.
So gehen Sie vor
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Die Rechnung öffnen
Prüfen Sie Rechnungsnummer, bereits erfasste Zahlungen und den offenen Betrag. Ein Zahlungseingang darf nicht ein zweites Mal erfasst werden.
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Die tatsächliche Zahlung eintragen
Klicken Sie auf „Zahlung erfassen“ beziehungsweise „Weitere Rate erfassen“. Tragen Sie Zahldatum, Zahlungsart und den tatsächlich eingegangenen „Zahlbetrag“ ein.
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Die Bestätigung prüfen
Öffnen Sie mit „Zahlung buchen“ den Bestätigungsschritt. Kontrollieren Sie Rechnungsbezug, Betrag und verbleibenden Rest. Bestätigen Sie anschließend mit „Zahlung verbindlich buchen“.
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Restbetrag und Verlauf kontrollieren
CloudCRM dokumentiert die Zahlung und verknüpft sie mit dem Kassenbuch. Solange ein Rest bleibt, können Sie weitere tatsächliche Eingänge auf dieselbe Weise erfassen.
Welche Angaben Sie für jede Zahlung brauchen
Der Zahlbetrag ist der tatsächlich eingegangene Betrag dieses einzelnen Vorgangs. Das Zahldatum und die Zahlungsart beschreiben den dazugehörigen Eingang. Verwechseln Sie den Zahlbetrag nicht mit dem gesamten Rechnungsbetrag oder dem ursprünglich vereinbarten Ratenbetrag. Prüfen Sie vor jeder Buchung die schon vorhandenen Eingänge und den aktuellen Rest, damit dieselbe Zahlung nicht doppelt berücksichtigt wird.
Beispiel: zwei Eingänge zu einer Rechnung
Bei 1.000 Euro offener Forderung gehen zunächst 300 Euro und später weitere 200 Euro ein. Nach der ersten Buchung bleiben 700 Euro offen. Beim zweiten Vorgang erfassen Sie die tatsächlich neu eingegangenen 200 Euro; danach verbleiben 500 Euro. Sie buchen nicht nochmals den ersten Eingang und tragen auch nicht den gesamten Rest als bezahlt ein, solange dieser nicht eingegangen ist.
Was das Ergebnis bedeutet
CloudCRM dokumentiert die Zahlung mit dem Rechnungsbezug und berücksichtigt sie im offenen Betrag. Ein gespeicherter Ratenplan ist dafür kein Ersatz, sondern hält künftige Zahlungsziele fest. Ein begründeter Forderungsabzug wird ebenfalls über seine eigene Funktion behandelt. Lesen Sie nach der Bestätigung den Verlauf und den neuen Rest. Bei unklarer Rückmeldung prüfen Sie diese zuerst, bevor Sie dieselbe Zahlung erneut absenden.
Danach
Die Teilzahlung ist dokumentiert; der Rest bleibt offen. Die Rechnung wird bei vollständigem Ausgleich automatisch als bezahlt abgeschlossen.
Gut zu wissen
Beispiel: Bei 1.000 Euro offenem Betrag und 300 Euro Zahlung erfassen Sie 300 Euro. Ein Ratenplan legt nur künftige Ziele fest und ersetzt diese Buchung nicht.