Mit dem Modul Angebote steuern Sie den ersten wichtigen Schritt Ihres Verkaufsprozesses. Sie erstellen individuelle Kostenvoranschläge, präsentieren diese Ihren Kunden digital oder als PDF und wandeln sie nach Freigabe nahtlos in einen verbindlichen Auftrag um. Das System unterstützt Sie dabei, den gesamten Ablauf sauber und nachvollziehbar zu dokumentieren.
1. Neues Angebot erstellen
Ein neues Angebot beginnen Sie über die Schaltfläche „Angebot erstellen“. In der Eingabemaske hinterlegen Sie alle relevanten Eckdaten für Ihren Kunden:
- Wählen Sie den Kunden aus Ihrer Datenbank und vergeben Sie einen klaren, kundenbezogenen Titel.Empfänger & Betreff:
- Fügen Sie Ihre Leistungen oder Produkte inklusive Mengen, Einheiten und Preisen hinzu.Positionen:
- Ergänzen Sie bei Bedarf Rabatte oder Gutschriften.Konditionen:
Das CloudCRM berechnet alle steuerlichen Werte und Gesamtsummen vollautomatisch. Nach dem Speichern erscheint das Dokument in Ihrer Angebotsliste.
2. Die Angebotsliste & Status-Übersicht
In der Listenansicht haben Sie alle Vorgänge im Blick (Datum, Angebotsnummer, Betreff, Empfänger und Betrag). Der farbige Status-Badge zeigt Ihnen sofort, in welcher Phase sich das Angebot gerade befindet:
- Das Dokument wurde erstellt, befindet sich aber noch in der internen Bearbeitung.Entwurf:
- Das Angebot wurde versendet und wartet auf Rückmeldung.Beim Kunden:
- Der Kunde hat dem Angebot zugestimmt. Daraus kann nun direkt ein Auftrag generiert werden.Akzeptiert:
- Der Kunde hat das Angebot abgelehnt. Der Vorgang ist damit gesperrt und kann nicht mehr in einen Auftrag übernommen werden.Abgelehnt:
- Das Angebot wurde bereits erfolgreich in einen Auftrag überführt und ist damit abgeschlossen.Umgewandelt:
3. Aktionen & Kundenkommunikation
Auf der rechten Seite jedes Eintrags finden Sie Ihre Werkzeuge für die weitere Bearbeitung und den Versand:
- Solange das Angebot ein Entwurf ist, können Sie hier Positionen oder Texte anpassen.Entwurf bearbeiten (Gelber Stift):
- Öffnet einen sicheren Online-Kundenlink im Browser. Das ist besonders praktisch, wenn Sie dem Kunden das Angebot rein digital und interaktiv bereitstellen möchten.Online-Vorschau (Auge-Symbol):
- Öffnet das Angebot im integrierten Dokumenten-Viewer. Hier können Sie die Datei direkt am Bildschirm prüfen, ausdrucken oder extern herunterladen.PDF-Vorschau (PDF-Symbol):
- Sendet das Dokument direkt aus dem CRM heraus an den Kunden – ganz ohne Umweg über ein externes Mailprogramm.Per E-Mail senden (Papierflieger):
4. Der Workflow: Angebot in Auftrag umwandeln
Nimmt der Kunde Ihr Angebot an, sparen Sie sich doppelte Tipparbeit. Mit einem Klick wandeln Sie das Angebot direkt in einen verbindlichen Auftrag um.
Dabei passiert Folgendes vollautomatisch:
- Alle Empfängerdaten, Angebotspositionen, Summen, Steuern und Rabatte werden 1:1 in den neuen Auftrag übernommen.
- Es wird eine neue, fortlaufende Auftragsnummer generiert.
- (abgeschlossen) markiert.UmgewandeltDas ursprüngliche Angebot wird als
- Der System-Verlauf erhält einen neuen Aktivitätseintrag zur sauberen Dokumentation.
Hinweis: Die Umwandlung ist grundsätzlich jederzeit möglich, solange das Angebot nicht bereits umgewandelt oder vom Kunden abgelehnt wurde.
Tipps für Ihren Arbeitsalltag
- Nutzen Sie immer die PDF-Vorschau, um alle Positionen und Mengen zu kontrollieren, bevor Sie das Angebot final per E-Mail versenden.Prüfen vor dem Versand:
- Wandeln Sie angenommene Angebote sofort in einen Auftrag um, damit Ihr Dashboard immer die aktuellsten Zahlen spiegelt und der Vorgang sauber dokumentiert bleibt.Direkt umwandeln: