Das richtige Verfahren wählen
Öffnen Sie den betroffenen Vorgang und prüfen Sie, ob er PDF-Anlagen unterstützt. Bei EÜR, Umsatzsteuer, Einkommensteuer und Gewerbesteuer ist der direkte PDF-Upload im jeweiligen Formular nicht vorgesehen. Dafür kann das eigenständige Verfahren „Belege zur Steuererklärung nachreichen“ verwendet werden, sofern es in Ihrer Umgebung unterstützt und freigegeben ist.
Legen Sie eine Belegnachreichung als den dafür vorgesehenen eigenen Vorgang an und kontrollieren Sie die erforderliche Zuordnung. Ein im allgemeinen Dokumentenbereich gespeichertes PDF wird nicht automatisch an ein Steuerformular angehängt oder an ELSTER übermittelt.
Dateien vorbereiten
Verwenden Sie unverschlüsselte PDF-Dateien. Pro Dokument gelten höchstens 5 MB und 100 Seiten. Für einen Vorgang sind bis zu 20 PDF-Dateien mit zusammen höchstens 20 MB vorgesehen. Zusätzlich kann die verfügbare Speichermenge Ihrer Firma begrenzen, welche Dateien angenommen werden.
Prüfen Sie vor dem Upload Inhalt, Lesbarkeit, Seitenreihenfolge und Dateinamen. Vermeiden Sie mehrere fast gleich benannte Versionen desselben Belegs. Eine aussagekräftige Beschreibung erleichtert die spätere Zuordnung. Die optionale Dokumentbeschreibung ist auf 50 Zeichen begrenzt; ohne Beschreibung kann der Dateiname verwendet werden.
Anlagen in den Entwurf übernehmen
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Speichern Sie zuerst einen Entwurf des unterstützten Vorgangs.
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Wählen Sie „PDF-Dateien auswählen“ und markieren Sie die benötigten Dateien. Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Dokumente über „Weiteres Dokument hinzufügen“.
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Kontrollieren Sie die Liste und die Beschreibungen.
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Starten Sie „PDF-Dateien in Firmenspeicher übernehmen“ und warten Sie auf die bestätigte Rückmeldung.
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Speichern Sie anschließend den Entwurf erneut. Damit gehört die vorgesehene Anlagenauswahl zum gespeicherten Stand.
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Prüfen Sie den Vorgang und die zugehörige Vorschau. Geben Sie den passenden Stand frei und übermitteln Sie ihn über den dafür vorgesehenen Ablauf.
Upload und Übermittlung auseinanderhalten
Die Aufnahme in den Firmenspeicher ist noch keine Übermittlung an ELSTER. Auch eine im Formular sichtbare Dateiliste bedeutet nicht automatisch, dass der zugehörige neue Entwurf bereits gespeichert wurde. Kontrollieren Sie daher die Rückmeldung nach jedem dieser Schritte.
Ändern Sie Anlagen nach einer Prüfung, müssen Prüfung und Freigabe zum neuen gespeicherten Stand passen. Übermitteln Sie nicht unter Berufung auf eine ältere Freigabe, die noch eine andere Anlagenauswahl betraf. Lesen Sie bei einer blockierten Aktion den konkreten Hinweis.
Spätere Rückmeldungen prüfen
Eine angenommene Formularübermittlung schließt die nachgelagerte Anlagenprüfung nicht zwingend ab. Lesen Sie zusätzliche ELSTER-Rückmeldungen im Posteingang. Enthält eine Nachricht Probleme mit Anlagen oder eine Handlungsaufforderung, halten Sie die zuständige Person und die nächste Aktion fest. Die eingereichte Datei muss dabei dem betreffenden Vorgang eindeutig zugeordnet bleiben.