Bevor Sie beginnen
Sie benötigen Zugriff auf die Rechnung und das Recht, Ratenvereinbarungen zu verwalten. Für Entwürfe, vollständig bezahlte, stornierte oder gutgeschriebene Rechnungen lässt sich kein neuer offener Plan anlegen.
So gehen Sie vor
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Die Vereinbarung aufrufen
Öffnen Sie die Rechnung und wählen Sie „Weitere Aktionen → Ratenvereinbarungen zur Rechnung“. Starten Sie „Vereinbarung zur Rechnung“. In der allgemeinen Ratenübersicht können Sie auch „Rechnung auswählen“ verwenden.
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Die Absprache dokumentieren
Prüfen Sie Titel und Restbetrag. Ergänzen Sie „Vereinbart am“ und „Vereinbarung / Gesprächsnotiz“. Der Text soll die tatsächlich getroffene Absprache wiedergeben.
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Raten und Termine eintragen
Verwenden Sie „Monatsraten vorschlagen“ mit Anzahl und erster Fälligkeit oder ergänzen Sie einzelne Termine. Prüfen Sie jeden Betrag und jedes Zahlungsziel. Die Ratensumme muss dem vereinbarten Restbetrag entsprechen.
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Speichern und kontrollieren
Klicken Sie auf „Vereinbarung speichern“ und lesen Sie die Ratenübersicht. Tatsächliche Zahlungseingänge erfassen Sie weiterhin in der Rechnung.
Warum der aktuelle Restbetrag maßgeblich ist
Der Plan bezieht sich auf den noch offenen Anteil der Kundenrechnung. Sind bereits Zahlungen erfasst, gehören diese nicht noch einmal als zukünftige Rate in die neue Aufteilung. Prüfen Sie deshalb vor der Vereinbarung den Rechnungsrest und bestehende Pläne. Für einen geschlossenen Rechnungsbezug oder eine bereits vollständig ausgeglichene Rechnung besteht kein verfügbarer offener Betrag für denselben Ablauf.
Beispiel: einen Rest auf Monatsraten verteilen
Nach einer bereits erfassten Teilzahlung bleiben 600 Euro offen. Haben Sie drei weitere Zahlungen von je 200 Euro vereinbart, dokumentieren Sie genau diese Termine und Beträge. Prüfen Sie beim Vorschlagen von Monatsraten auch die erste Fälligkeit und die tatsächlichen Folgetermine. Die Funktion erzeugt einen Vorschlag; Sie müssen dessen Übereinstimmung mit der getroffenen Absprache selbst kontrollieren.
Ratensumme, Gesprächsnotiz und tatsächliche Eingänge
Die Ratensumme muss zum vereinbarten offenen Betrag passen. Schreiben Sie in die Gesprächsnotiz verständlich, was vereinbart wurde; dieser Text kann später für eine Mitteilung an die Gegenstelle verwendet werden. Das Speichern setzt keine Rate auf bezahlt. Erfassen Sie tatsächliche Eingänge weiterhin in der Rechnung und lesen Sie danach den aktualisierten Plan sowie mögliche Hinweise auf Abweichungen.
Danach
Die vereinbarten Raten werden mit Fälligkeit und offenem Anteil angezeigt.
Gut zu wissen
Ein gespeicherter Ratenplan erzeugt keinen Zahlungseingang. Während einer aktiven Vereinbarung ist die Standardmahnung zur Gesamtrechnung ausgesetzt; die Oberfläche erläutert die gesonderten Ratenhinweise.