Bevor Sie beginnen
Sie benötigen das Exportrecht. Buchungsprüfung, Festschreibung und eine gegebenenfalls nötige Korrektur erfolgen vorab im Kassenbuch.
So gehen Sie vor
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Den Zeitraum prüfen
Öffnen Sie das Kassenbuch und wählen Sie den gewünschten Monat und das Jahr. Kontrollieren Sie offene Buchungsaufgaben und vorhandene Korrekturen.
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Das passende Format wählen
Öffnen Sie „Berichte und Exporte“. „DATEV-Export“ erzeugt die angebotene Buchungsdatei; „Steuerberater ZIP“ bündelt die dafür vorgesehenen Unterlagen.
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Rückmeldung und Datei kontrollieren
Lesen Sie die Rückmeldung und öffnen Sie die heruntergeladene Datei beziehungsweise das ZIP. Prüfen Sie Zeitraum, enthaltene Daten und Hinweise auf fehlende Zuordnungen.
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Spätere Änderungen abstimmen
Wenn nach der Weitergabe noch Korrekturen entstehen, dokumentieren Sie diese und gleichen Sie den weiteren Datenstand mit dem Empfänger des Exports ab.
Welche Ausgabe Sie benötigen
Ein Bericht zeigt die im System aufbereiteten Informationen. Der DATEV-Export liefert die dafür vorgesehene Buchungsdatei; das Steuerberater-ZIP bündelt die angebotenen Unterlagen. Wählen Sie das Format nach der benötigten Weiterverarbeitung. Prüfen Sie nach dem Download den Inhalt und den Zeitraum. Ein vorhandener Dateiname allein bestätigt nicht, dass Sie den richtigen Monat oder den benötigten Stand exportiert haben.
Beispiel: Unterlagen für einen abgeschlossenen Monat
Grenzen Sie das Kassenbuch auf den gewünschten Monat ein und lesen Sie die noch offenen Bearbeitungsaufgaben. Kontrollieren Sie relevante Belegzuordnungen und Korrekturen. Erzeugen Sie erst danach die gewünschte Ausgabe und prüfen Sie die Dateien. Die Exportaktion selbst ersetzt weder die fachliche Prüfung noch die Festschreibung der zugrunde liegenden Buchungen.
Nachträgliche Änderungen nachvollziehen
Wurde ein Export bereits weitergegeben, halten Sie fest, auf welchen Datenstand sich die Weitergabe bezieht. Entsteht später eine Korrektur, prüfen Sie deren Original-, Gegen- und Neubuchungsbezüge und stimmen Sie den neuen Stand mit dem Empfänger ab. Ein erneuter Download allein informiert die andere Person nicht darüber, dass sich gegenüber der früheren Datei etwas geändert hat.
Danach
Die Dateien zum gewählten Zeitraum liegen zur Prüfung und Weitergabe vor.
Gut zu wissen
Ein Export prüft oder schreibt Buchungen nicht automatisch fest. Das Erzeugen einer Datei übermittelt diese auch noch nicht an einen Steuerberater.