Bevor Sie beginnen
Sie benötigen die getrennten Rechte zum Prüfen und Festschreiben. Eine gewöhnliche Buchung braucht vor der Prüfung eine bestätigte tatsächliche Zahlung sowie vollständige Angaben.
So gehen Sie vor
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Die Angaben fachlich prüfen
Öffnen Sie die Buchungsdetails und gleichen Sie Datum, Beschreibung, Art, Betrag, Kategorie und Beleg ab. Bei Einnahmen prüfen Sie zusätzlich Kunde beziehungsweise Geschäftspartner oder die erlaubte Kennzeichnung eines anonymen Barverkaufs.
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Den Zahlungsnachweis kontrollieren
Bestätigen Sie den tatsächlichen Zahlungsstand vor der Prüfung. Rechnungszahlungen werden über die Rechnung erfasst. Technische Gegenbuchungen werden ohne fingierte Zahlungsbestätigung geprüft.
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Buchung prüfen ausführen
Wählen Sie „Buchung prüfen“. Lesen Sie eine mögliche Fehlermeldung und ergänzen Sie fehlende Angaben, bevor Sie erneut prüfen. Der Eintrag zeigt danach „Geprüft“.
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Den geprüften Stand festschreiben
Wählen Sie „Buchung festschreiben“ und lesen Sie die Abschlussbestätigung. Kontrollieren Sie anschließend den Status „Festgeschrieben“ und bei Bedarf das Logbuch.
Was Sie mit den beiden Schritten bestätigen
Mit der Prüfung kennzeichnen Sie den fachlich gelesenen Buchungsstand. Mit der Festschreibung schließen Sie genau diesen geprüften Stand ab. Das sind zwei bewusste Arbeitsschritte mit getrennten Rechten. Ein Haken bei bezahlt ersetzt keinen davon: Er bestätigt einen Zahlungsstand, während die fachliche Prüfung beispielsweise auch Beschreibung, Beträge, Geschäftspartner und den zugeordneten Nachweis umfasst.
Beispiel: von der bezahlten Ausgabe zum Abschluss
Eine Ausgabe ist angelegt und die Zahlung anhand des Nachweises bestätigt. Öffnen Sie die Details und lesen Sie die vollständigen Angaben. Führen Sie „Buchung prüfen“ aus und kontrollieren Sie „Geprüft“. Erst danach steht mit passendem Recht die Festschreibung bereit. Prüfen Sie auch deren Ergebnis am Eintrag und bei Bedarf den dokumentierten Ablauf im Logbuch.
Eine abgewiesene Prüfung richtig behandeln
Wenn die Prüfung fehlende Angaben oder einen offenen Zahlungsstand meldet, vervollständigen Sie zuerst den Vorgang. Bei Rechnungszahlungen verwenden Sie dafür die Rechnung. Technische Gegenbuchungen sind gesondert zu behandeln, weil sie keine Zahlung darstellen. Nach der Festschreibung kann ein Fehler nicht mehr wie ein freier Entwurf geändert werden; verwenden Sie dann den zugeordneten Korrekturweg.
Danach
Die Buchung ist im geprüften Stand festgeschrieben. Direkte Änderungen sind für diesen Stand gesperrt.
Gut zu wissen
Nur zuvor geprüfte Buchungen können festgeschrieben werden. Spätere sachliche Korrekturen laufen über Gegenbuchung und gegebenenfalls eine korrigierte Neubuchung.