Mit der richtigen Firma beginnen
Öffnen Sie das Steuer-Center und prüfen Sie den Firmennamen. Wechseln Sie anschließend über „Weitere Aktionen“ in „Unternehmen und Steuerberater“. Nehmen Sie die Einrichtung für die Firma vor, deren Vorgänge Sie bearbeiten möchten. Die bloße Sichtbarkeit eines Unternehmens ersetzt keine Berechtigung für dessen Steuerdaten.
Halten Sie die fachlich abgestimmten Firmen- und Steuerangaben bereit. Prüfen Sie insbesondere die Zuordnung zum zuständigen Finanzamt und die hinterlegte Steuernummer. Verwenden Sie die für das Formular vorgesehenen Felder. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ersetzt nicht in jedem Feld die Steuernummer; orientieren Sie sich an der jeweiligen Beschriftung.
Verfahren bewusst bestätigen
CloudCRM bietet Verfahren abhängig von der installierten und freigegebenen Unterstützung an. Bestätigen Sie die für die Firma vorgesehenen Verfahren fachlich, bevor Sie damit Entwürfe speichern. Wählen Sie nur Verfahren, die zu Ihrer Firma und dem beabsichtigten Vorgang gehören. Eine technische Auswahl entscheidet nicht darüber, welche Erklärung Ihre Firma abgeben muss.
Kontrollieren Sie nach dem Speichern die Rückmeldung und öffnen Sie die Einrichtung erneut. Wechseln Sie dann zur Formularauswahl. Prüfen Sie dort Verfahren, verfügbares Jahr und gegebenenfalls Zeitraum. Fehlt die gewünschte Kombination, lesen Sie den angezeigten Hinweis. Ein anderes Verfahren oder ein Nachbarjahr ist kein Ersatz für eine fehlende Freischaltung.
Zusammenarbeit mit einem Steuerberater einrichten
Ein externer Steuerberater benötigt die vorgesehene Rolle und eine aktive Zuordnung zur betreffenden Firma. Zusätzlich wird bei jeder Aktion geprüft, ob sie innerhalb dieser Zuordnung und der zugeteilten Rechte erlaubt ist. Ein sichtbarer Firmenname bedeutet daher nicht automatisch, dass auch Freigabe oder Versand möglich sind.
Stimmen Sie vor Beginn ab, wer die Angaben bearbeitet, wer die fachliche Prüfung übernimmt und wer den Versand ausführt. Tragen Sie beim einzelnen Vorgang die zuständige Person und die nächste Aktion ein. So ist später nachvollziehbar, ob ein Entwurf noch ergänzt werden muss oder auf eine Freigabe wartet.
Die Einrichtung kontrollieren
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Firma öffnen und Steuerangaben mit den dafür maßgeblichen Unterlagen abgleichen.
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Die angebotenen Steuerverfahren prüfen und die erforderliche fachliche Bestätigung vornehmen.
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Eine vorgesehene Steuerberater-Zuordnung und deren erlaubte Tätigkeiten kontrollieren.
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Den gespeicherten Stand erneut aufrufen und anschließend einen passenden Formularentwurf öffnen.
Hinweis: Ein ELSTER-Konto, das für mehrere Firmen verwendet wird, ordnet eingehende Dokumente nicht automatisch jeder dieser Firmen zu. Auch die Postfachzuordnung muss zur Firma und ihren Steuerangaben passen.
Wenn eine Aktion fehlt
Leserechte, Bearbeitungsrechte und Einstellungen werden getrennt geprüft. Bitten Sie die zuständige Administration, genau die benötigte Tätigkeit und Firma zu prüfen. Teilen Sie dafür den sichtbaren Hinweis mit. Zertifikatsdateien, Passwörter und vollständige Zugangsdaten gehören nicht in eine allgemeine Supportnachricht. Die Zertifikatsvorbereitung beschreibt „ELSTER-Zertifikat und Postfachabruf einrichten“.