Bevor Sie beginnen
Sie benötigen einen vorhandenen Auftrag, die aktive Zusatzoption für Projektmanagement und die passenden Projektrechte. Bei deaktivierter Zusatzoption können vorhandene Projekte im Lesemodus bleiben.
So gehen Sie vor
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Die Projektübersicht öffnen
Öffnen Sie „Projekte & Abrechnung“ und wählen Sie die Funktion zum Erstellen eines Projekts.
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Auftrag und Projektname auswählen
Geben Sie einen verständlichen Projektnamen ein und wählen Sie unter „Auftrag / Kunde“ den passenden Auftrag. Kunde oder Firma werden daraus übernommen.
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Die Verantwortung festlegen
Wählen Sie „Verantwortlich / Ansprechpartner“ und ergänzen Sie bei Bedarf weitere Beteiligte. Legen Sie Priorität, Beginn und Ende fest.
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Den Rahmen beschreiben
Tragen Sie bei Bedarf ein Nettobudget und eine kurze Beschreibung ein. Wählen Sie einen passenden Projektstatus. Falls eine geeignete Vorlage vorhanden ist, können Sie auch ein Aufgabenpaket auswählen.
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Das Projekt erstellen
Klicken Sie auf „Projekt erstellen“. Prüfen Sie anschließend die Zuordnung zum Auftrag und die Projektübersicht.
Auftrag, Projekt und Verantwortung gehören zusammen
Der gewählte Auftrag liefert den Kunden- beziehungsweise Firmenbezug für das Projekt. Prüfen Sie diese Zuordnung deshalb vor dem Erstellen. Der Projektname sollte die Arbeit verständlich benennen; verantwortliche Person und weitere Beteiligte legen den organisatorischen Rahmen fest. Beginn, Ende, Priorität und Beschreibung helfen dem Team, den geplanten Umfang zu verstehen, ohne allein aus dem Auftragsnamen auf alle Einzelheiten schließen zu müssen.
Beispiel: einen Auftrag in bearbeitbare Arbeit überführen
Zu einem vorhandenen Auftrag soll ein Projekt mit mehreren Arbeitsschritten entstehen. Wählen Sie den Auftrag, benennen Sie das Projekt und legen Sie die Verantwortung fest. Ergänzen Sie den vorgesehenen Zeitraum und bei Bedarf das Nettobudget. Ein geeignetes Aufgabenpaket kann wiederkehrende Schritte vorbereiten. Prüfen Sie anschließend die erzeugte Übersicht und den Rückweg „Auftrag öffnen“, damit beide Vorgänge richtig verbunden bleiben.
Status und tatsächliche Aktionen getrennt lesen
Projektstatus und Auftragsstatus sind eigenständig. Insbesondere löst die Projektkennzeichnung „Gesendet“ nicht selbst einen E-Mail-Versand aus. Fehlt eine Erstellungs- oder Bearbeitungsaktion, prüfen Sie Projektrechte und Zusatzoption. Bei deaktivierter Leistung können vorhandene Projekte im Lesemodus bleiben. Die sichtbare Projektübersicht allein bestätigt deshalb nicht, dass alle darin angebotenen Arbeitsschritte für Ihren Zugang ausführbar sind.
Danach
Das Projekt ist mit dem Auftrag verbunden. Über „Auftrag öffnen“ gelangen Sie aus dem Projekt zurück zum zugehörigen Vorgang.
Gut zu wissen
Der Projektstatus ist vom Auftragsstatus unabhängig. Insbesondere ist „Gesendet“ eine Kennzeichnung im Projekt und löst selbst keinen E-Mail-Versand aus.