Bevor Sie beginnen
Öffnen Sie eine Rechnung über „Ansehen“. Die verfügbaren Schaltflächen hängen vom Belegstatus und Ihren Einzelrechten ab.
So gehen Sie vor
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Den Beleg lesen
Prüfen Sie Empfänger, Positionen, Gesamtsumme, offene Forderung und Status. Über „PDF öffnen“ sehen Sie die erzeugte Darstellung.
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Format und Versand prüfen
„Rechnungsformat“ öffnet die angebotene Formatauswahl. Bei elektronischem Rechnungsformat steht mit den passenden Rechten im Menü der XML-Download bereit. „E-Mail versenden“ verlangt eine bewusste Versandbestätigung.
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Zahlungen und Vereinbarungen öffnen
Im Bereich „Zahlungseingang“ erfassen Sie tatsächliche Zahlungen. „Weitere Aktionen → Ratenvereinbarungen zur Rechnung“ öffnet die zugehörigen Zahlungsziele.
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Den Verlauf nachvollziehen
Lesen Sie „Änderungs- und Statusverlauf“ sowie vorhandene Notizen und Forderungsbelege. Prüfen Sie bei einer unklaren Rückmeldung zuerst, ob der Vorgang dort bereits dokumentiert ist.
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Abgeschlossene Belege beachten
Bezahlte Rechnungen sowie stornierte oder gutgeschriebene Belege sind für bestimmte Änderungen gesperrt. Verwenden Sie die angebotene Korrekturfunktion statt eine unpassende Statusänderung zu erzwingen.
Die Detailansicht als zusammenhängenden Vorgang lesen
Lesen Sie zuerst Belegnummer, Empfänger, Status und offenen Betrag. Prüfen Sie danach Positionen und bisherige Aktionen im Verlauf. So erkennen Sie beispielsweise, ob ein Betrag noch vollständig offen ist, bereits Teilzahlungen enthält oder über eine Korrektur abgeschlossen wurde. Die gleiche Schaltfläche muss deshalb nicht in jedem Status vorhanden sein; verfügbare Aktionen richten sich auch nach Ihren Rechten.
Beispiel: ein Empfänger fragt nach einer fehlenden Rechnung
Prüfen Sie zuerst, ob die Rechnung endgültig erstellt und an den richtigen Empfänger gerichtet ist. Öffnen Sie die PDF-Ansicht und lesen Sie den bisherigen Verlauf beziehungsweise den angebotenen Versandstand. Ein weiterer Versand kann sinnvoll sein, sollte aber auf dieser Prüfung beruhen. Die reine Existenz des Belegs bestätigt noch nicht, dass eine E-Mail im Postfach gelesen wurde.
Dateiformat und weitere Bearbeitung
Die PDF-Ansicht dient der lesbaren Darstellung. Bei elektronischem Rechnungsformat kann zusätzlich der dafür freigegebene XML-Download angeboten werden. Prüfen Sie, welches Format benötigt wird. „Weitere Aktionen“ führt auch zu den Ratenvereinbarungen. Für Zahlungen, Storno und Forderungsabzüge verwenden Sie jeweils deren eigenen Ablauf; die Detailansicht verbindet diese Funktionen, macht sie aber nicht untereinander austauschbar.
Danach
Sie können Beleg, Zahlungen und dokumentierte Aktionen in ihrem Zusammenhang prüfen.
Gut zu wissen
Ein Versandauftrag oder eine Serverannahme belegt nicht, dass der Empfänger die Nachricht gelesen hat. Prüfen Sie bei Problemen den angezeigten Versandstand.