Bevor Sie beginnen
Sie benötigen die Rechte zum Abschließen beziehungsweise zum PDF-Export. Für die Aktenablage muss außerdem die passende Office-Freischaltung bestehen.
So gehen Sie vor
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Den Entwurf fertigstellen
Öffnen Sie das Schreiben, ergänzen Sie die letzten Änderungen und klicken Sie auf „Speichern“.
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Die gespeicherte Fassung prüfen
Öffnen Sie „Vorschau“. Kontrollieren Sie Empfänger, Betreff, Datum, Briefkopf und Seitenaufteilung. Korrigieren Sie bei Bedarf den Entwurf und speichern Sie erneut.
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Das Schreiben abschließen
Wählen Sie unter „Weitere Aktionen“ die Aktion „Schreiben abschließen“. Lesen Sie die Bestätigung und schließen Sie erst ab, wenn der Inhalt fertig ist.
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Das PDF herunterladen oder ablegen
Über „Weitere Aktionen → PDF herunterladen“ erhalten Sie die PDF-Datei. Für die interne Ablage verwenden Sie die angebotene Aktion „In Kundenakte speichern“ beziehungsweise die zum Empfänger passende Akte.
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Den Verlauf bei Bedarf ansehen
Unter „Versionen / Änderungsverlauf“ finden Sie frühere gespeicherte Fassungen. Öffnen Sie gezielt die Version, die Sie prüfen möchten.
Danach
Das abgeschlossene Schreiben ist schreibgeschützt. Download, Aktenablage und Versand sind getrennte Aktionen und müssen jeweils bewusst ausgeführt werden.
Gut zu wissen
Wenn Sie den Inhalt eines abgeschlossenen Schreibens neu bearbeiten möchten, können Sie es mit dem passenden Recht über „Als neues Schreiben verwenden“ als Ausgangspunkt für ein weiteres Schreiben nutzen.