Bevor Sie beginnen
Die Rechnung muss fest erstellt sein. Mahnstatus und Mahnstopp besitzen eigene Berechtigungen.
So gehen Sie vor
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Zahlungen zuerst abgleichen
Prüfen Sie Fälligkeit, bereits erfasste Eingänge und Restbetrag. Eine noch nicht zugeordnete Zahlung sollte vor weiteren Mahnschritten geklärt werden.
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Den Mahnstatus lesen
Im Zahlungsstatus finden Sie die angebotenen Mahnstufen. Beachten Sie, dass eine Mahnaktion über eine reine Anzeigeänderung hinausgehen kann. Lesen Sie die Bestätigung vor dem Ausführen.
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Einen Mahnstopp dokumentieren
Verwenden Sie die dafür angebotene Aktion und geben Sie den geforderten Grund an. Prüfen Sie anschließend Hinweis und Verlauf.
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Aktive Ratenvereinbarungen beachten
Während einer aktiven Vereinbarung ist die Standardmahnung zur Gesamtrechnung ausgesetzt. Überfällige Einzelraten werden gesondert erinnert. Ein zusätzlicher manueller Mahnstopp unterbindet auch diese Ratenmail.
Fälligkeit, Mahnstufe und Mahnstopp unterscheiden
Die Fälligkeit nennt das Zahlungsziel der Rechnung. Eine Mahnstufe dokumentiert den vorgesehenen Mahnstand. Der Mahnstopp unterbricht dagegen die dafür beschriebenen automatischen Schritte, ohne die Forderung zu bezahlen oder zu stornieren. Lesen Sie diese Angaben zusammen mit dem offenen Restbetrag. Eine unverändert offene Rechnung kann deshalb trotz eines gesetzten Stopps weiterhin als Forderung bestehen.
Beispiel: eine vereinbarte Ratenzahlung
Ein Kunde soll einen offenen Restbetrag zu mehreren vereinbarten Terminen zahlen. Die aktive Ratenvereinbarung setzt die Standardmahnung zur Gesamtrechnung aus. Ihre Einzelraten werden gesondert überwacht. Prüfen Sie deshalb den Plan und dessen Termine, statt allein den allgemeinen Mahnstatus der Rechnung zu lesen. Tatsächliche Zahlungen müssen weiterhin an der Rechnung erfasst werden.
Warum eine erwartete Erinnerung ausbleiben kann
Ein zusätzlicher manueller Mahnstopp unterbindet auch die Ratenmail. Prüfen Sie bei einer ausbleibenden Erinnerung daher zuerst Rechnung, aktive Vereinbarung und vorhandene Stopps. Den durch die Vereinbarung gesetzten Stopp heben Sie über deren vorgesehenen begründeten Abschluss auf. Eine Mahnaktion kann Benachrichtigung oder Versand auslösen; behandeln Sie die Bestätigung nicht wie einen folgenlosen Anzeigefilter.
Danach
Sie können den Mahnstand und eine begründete Unterbrechung nachvollziehen.
Gut zu wissen
Einen durch eine Ratenvereinbarung gesetzten Stopp heben Sie über die begründete Beendigung der Vereinbarung auf. Die Rechnung wird dadurch nicht automatisch bezahlt.