Die vier Tabs
Öffnen Sie „Leistungen“ in der Seitenleiste. Die Seite heißt „Leistungen & Waren“. Im „Eigenen Katalog“ stehen die gemeinsam verwendbaren Vorlagen Ihrer Dienstleistungen und Waren. „Kunden-Zuweisung“ zeigt die kundenbezogenen Leistungen. Im „Lager-Logbuch“ verfolgen Sie Bestandsveränderungen. „Chargen & Haltbarkeit“ enthält einzelne Lieferungen mit Chargennummer, Lagerort, Menge und Verwendungsende.
Dienstleistung, Ware und Dokumentenkennzeichnung
Eine Dienstleistung wird ohne Warenbestand geführt. Für physische Produkte wählen Sie beim Anlegen „Ware / Artikel“. Dadurch erscheinen Lagerbestand, Meldebestand und Regeln für Chargen und Haltbarkeit. Die „Leistungsart für Dokumente“ ist eine weitere Kennzeichnung für Angebote, Aufträge und Rechnungen. Sie ersetzt nicht die Auswahl der Katalogart.
Vergeben Sie eine klare Bezeichnung, eine passende Einheit und bei Bedarf eine Artikelnummer. Kategorien erleichtern die gemeinsame Suche. Über „Neue Katalog-Position“ legen Sie eine Vorlage an. „Bearbeiten“ öffnet einen vorhandenen Eintrag. Die Funktion „Archivieren“ ist für nicht mehr benötigte Vorlagen vorgesehen; prüfen Sie vorher deren weitere Verwendung und vorhandene Zuordnungen.
Eine Leistung einem Kunden zuordnen
Wechseln Sie zu „Kunden-Zuweisung“, wählen Sie den Kunden und anschließend die gewünschte Katalogleistung. Prüfen Sie die zugewiesene Position und die für den Kunden geltenden Konditionen. Eine Kundenzuordnung besitzt keinen eigenen unabhängigen Warenbestand: Bei Waren verweist die Zuordnung auf den zentralen Katalogbestand.
Für eine Abrechnung markieren Sie die vorgesehenen Kundenleistungen und verwenden „Jetzt abrechnen“. Prüfen Sie die vorbereitete Rechnung anschließend im Rechnungseditor. Die Übergabe von Positionen allein bestätigt weder eine fertig geprüfte Rechnung noch einen Versand. Achten Sie bei wiederkehrenden Leistungen zusätzlich auf deren Abrechnungsrhythmus, nächsten Termin und die angebotene Versandsteuerung.
Bestand und Chargen sauber führen
Bei chargenpflichtiger Ware bleibt der Anfangsbestand im Katalog bei 0. Den tatsächlichen Zugang erfassen Sie anschließend über „Chargen & Haltbarkeit → Wareneingang“ einschließlich Chargennummer. So bleiben Lieferung, Menge und Haltbarkeit zusammen nachvollziehbar. Eine neue Lieferung ist von einer bloßen Stammdatenkorrektur zu unterscheiden.
Hinweise und Protokolle verwenden
Ein Meldebestand macht auf knappe Warenmengen aufmerksam. Hinweise zu bald ablaufenden oder bereits abgelaufenen Chargen betreffen dagegen deren Verwendungsende. Eine ausreichende Gesamtmenge bedeutet deshalb nicht automatisch, dass jede Charge verwendbar ist. Prüfen Sie Menge, Ablaufdatum und Status gemeinsam. Im Lager-Logbuch und im Verwerfungs- und Verlustprotokoll finden Sie die dazugehörigen Bewegungen. Die Herstellerangaben und Kennzeichnung am tatsächlichen Gebinde bleiben maßgeblich.