Voraussetzungen und Zuständigkeit
Öffnen Sie „Profil → DigitInvoice“. Die Nutzung setzt die Verfügbarkeit der Funktion im System und im gebuchten Paket voraus. Für persönliche Adressen muss außerdem das Nutzungsrecht der betreffenden Person vorhanden sein. Fehlende Rechte werden direkt an der Karte genannt; gesperrte Eingaben lassen sich nicht durch die Aktivierung einer anderen Person umgehen.
Eine Empfangsadresse einrichten
Die richtige Karte wählen
Prüfen Sie den Kartenkopf. Die „Firmenadresse“ ist die gemeinsame Adresse des Unternehmens. Darunter angezeigte Personenkarten gehören jeweils zu der genannten Person. Bearbeiten Sie genau den gewünschten Empfänger.
Den Adressteil eingeben
Tragen Sie den gewünschten Teil vor der bereits vorgegebenen Domain ein. Die vollständige Empfangsadresse entsteht aus beiden Teilen. Geben Sie nicht versehentlich eine komplette Adresse einschließlich Domain in das Feld für den Adressteil ein.
Die Verfügbarkeit prüfen
Verwenden Sie „Verfügbarkeit prüfen“ und lesen Sie die Rückmeldung. Eine erfolgreiche Prüfung allein bedeutet noch nicht, dass die Adresse gespeichert oder der Empfang eingeschaltet ist.
Empfang aktivieren und speichern
Setzen Sie „Empfang aktivieren“, wenn die Adresse verwendet werden soll. Klicken Sie auf „Speichern“ in derselben Karte. Prüfen Sie danach die vollständige Adresse und den Status „Aktiv“.
Die Adresse erst anschließend weitergeben
Teilen Sie die kontrollierte Adresse den dafür vorgesehenen Absendern mit. Informieren Sie Ihr Team, ob Rechnungen an die gemeinsame Firmenadresse oder an eine bestimmte Personenadresse gehen sollen.
Was die Statusangaben bedeuten
„Nicht eingerichtet“ bedeutet, dass für diese Karte noch keine eingerichtete Empfangsadresse angezeigt wird. Bei einer gespeicherten, aber deaktivierten Adresse ist der Empfang ausgeschaltet. „Aktiv“ zeigt den eingeschalteten Stand dieser Karte. Lesen Sie zusätzliche Hinweise zu Nutzungsrechten und Systemverfügbarkeit mit: Eine gespeicherte Adresse ersetzt diese Freigaben nicht.
Ändern, deaktivieren oder entfernen
Bevor Sie eine Adresse ändern, prüfen Sie, ob Lieferanten oder andere Absender die bisherige Anschrift noch verwenden. Organisieren Sie die Umstellung zuerst. Zum zeitweisen Abschalten dient „Empfang aktivieren“: Häkchen entfernen und diese Karte speichern. „Adresse entfernen“ ist eine getrennte Aktion für eine nicht mehr benötigte Adresse. Lesen Sie die Bestätigung und prüfen Sie, welche Adresse betroffen ist.
Wenn Rechnungen nicht ankommen
Kontrollieren Sie zuerst die vollständige Adresse einschließlich Domain und den Aktivierungsstand. Prüfen Sie danach Nutzungsrecht und Paketfreigabe. Lassen Sie sich vom Absender die tatsächlich verwendete Empfängeradresse sowie Versandzeit und Fehlermeldung nennen. Eine reine Verfügbarkeitsprüfung ist kein Zustelltest. Geben Sie bei einer Supportanfrage die betroffene Karte und den angezeigten Status an; ein Passwort ist dafür nicht erforderlich.