Bevor Sie beginnen
Die Buttons stehen in der Spalte „Aktion“. Wenn Sie den Mauszeiger auf ein Symbol bewegen, zeigt dessen Beschriftung die konkrete Aktion. Je nach Recht, Buchungsstatus und Belegbezug erscheinen unterschiedliche Buttons.
Das finden Sie hier
| Symbol / Button | Funktion und Verfügbarkeit |
|---|---|
| Auge – Details & Vorschau ansehen | Öffnet die Buchungsdetails mit Beträgen, Zahlungs- und Buchungsstatus sowie vorhandenen Beleg- und Korrekturbezügen. Die Ansicht verändert die Buchung nicht. |
| Doppelhaken – Buchung prüfen | Führt die fachliche Prüfung aus. Erscheint mit Prüfberechtigung bei einem prüfbaren, nicht verworfenen Eintrag. Gewöhnliche Buchungen benötigen zuvor eine bestätigte tatsächliche Zahlung; technische Gegenbuchungen sind davon ausgenommen. Danach ist keine direkte Bearbeitung mehr möglich. |
| Schloss – Buchung festschreiben | Schließt eine bereits geprüfte Buchung im dokumentierten Stand ab. Erscheint mit Festschreibungsrecht bei geprüften Einträgen. Die Festschreibung wird gesondert bestätigt; spätere Änderungen benötigen eine Korrektur. |
| Zahlungsbeleg – Als bezahlt markieren | Setzt bei einer bearbeitbaren Buchung den Zahlungsstatus auf bezahlt. Erscheint mit dem Recht zur Zahlungsstatusverwaltung. Damit wird keine Überweisung ausgeführt: Der tatsächliche Eingang oder Ausgang muss bereits feststehen. Technische Gegenbuchungen sind keine Zahlungen und werden nicht damit bestätigt. |
| Uhr – Als offen markieren | Ist die andere Richtung desselben Zahlungsstatus-Buttons. Bei einem bereits als bezahlt markierten, noch bearbeitbaren Eintrag setzt die Aktion den Stand wieder auf offen. Sie löscht keine echte Bankzahlung. |
| Stift – Buchung bearbeiten | Öffnet den Bearbeitungsdialog für einen bearbeitbaren Eintrag. Dort ändern Sie die erlaubten Angaben und speichern anschließend bewusst. Festgeschriebene Buchungen und technische Gegenbuchungen lassen sich hier nicht frei bearbeiten. |
| Schere – Buchung splitten (Teilbetrag abtrennen) | Öffnet den Aufteilungsdialog. Sie können einen Teilbetrag einer bearbeitbaren Buchung abtrennen und dessen Angaben prüfen. Der Teilbetrag muss größer als null und kleiner als der Originalbetrag sein. Nach dem Speichern bleibt der Rest am Original; der abgetrennte Betrag liegt als eigener Eintrag vor. Das ist eine Aufteilung, kein Ratenplan und keine tatsächliche neue Zahlung. |
| Papierkorb – Entwurf verwerfen | Nimmt einen dafür freigegebenen Eintrag mit dokumentiertem Grund aus dem aktiven Ablauf. Erfordert das Verwerfungsrecht und einen passenden Status. Festgeschriebene Buchungen werden über den Korrekturweg behandelt. |
| Zurückgedrehter Pfeil – Festgeschriebene Buchung korrigieren | Öffnet den Korrekturdialog für ein zulässiges festgeschriebenes Original. „Buchung aufheben“ erzeugt nur eine Gegenbuchung; „Buchung korrigieren“ zusätzlich eine Neubuchung. Grund und Hinweise sind zu bestätigen. Die neuen Einträge entstehen zunächst als Entwürfe. |
| Drucker – Beleg / Quittung generieren & drucken | Öffnet den von CloudCRM erzeugten Beleg beziehungsweise die Quittung zur Buchung in der Dokumentansicht. Das ist nicht automatisch der ursprünglich hochgeladene Nachweis und versendet selbst keine E-Mail. |
| Bild oder PDF – Hinterlegten Beleg öffnen | Öffnet eine am Eintrag hinterlegte Datei. Bei einem Bild wird ein Bildsymbol, bei anderen vorgesehenen Belegen ein PDF-Symbol angezeigt. Der Button erscheint, wenn eine solche Belegdatei vorhanden ist. |
| PDF – Verknüpftes Dokument öffnen | Öffnet ein verknüpftes Dokument aus der Dokumentenverwaltung, wenn keine vorrangige hochgeladene Belegdatei angezeigt wird. |
| PDF – Verknüpfte Rechnung öffnen | Öffnet die zugeordnete Rechnung als Dokument, wenn statt einer hochgeladenen Datei oder eines verknüpften Dokuments der Rechnungsbezug maßgeblich ist. Der Button zeigt den Beleg; er erfasst keine Zahlung. |
So gehen Sie vor
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Zuerst die Zeile lesen
Prüfen Sie Buchungsnummer, Beschreibung, Betrag, Zahlungsstand und Buchungsstatus. Erst danach wählen Sie die Aktion der betreffenden Zeile.
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Die genaue Beschriftung beachten
Mehrere Dokumentaktionen können ein ähnliches PDF-Symbol besitzen. Entscheidend ist die Beschriftung, beispielsweise „Hinterlegten Beleg öffnen“ oder „Verknüpfte Rechnung öffnen“.
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Änderungen bewusst bestätigen
Prüfen, Festschreiben, Zahlungsstatusänderung und Verwerfen können eine Bestätigung verlangen. Lesen Sie diese vollständig. Das Öffnen eines Bearbeitungsdialogs speichert dagegen noch keine geänderten Feldwerte.
Danach
Sie können die Aktionsbuttons einer Buchungszeile zuordnen und den passenden nächsten Schritt wählen.
Gut zu wissen
Ein fehlender Button ist nicht automatisch ein Fehler: Nach der Prüfung entfallen direkte Bearbeitungsaktionen; nach der Festschreibung ist bei entsprechendem Recht die Korrektur zuständig. Für private oder bereits korrigierte Vorgänge können zusätzliche Einschränkungen gelten.