Eine offene oder bezahlte Rechnung stornieren

Bevor Sie beginnen

Sie benötigen das Stornorecht; für die Rechnungskorrektur zusätzlich die Gutschriftfreigabe. Öffnen Sie vorab die richtige Originalrechnung und prüfen Sie Zahlungen sowie vorhandene Forderungsabzüge.

So gehen Sie vor

1. Zuerst Status und Verlauf lesen

   Prüfen Sie Rechnungsnummer, Empfänger, offene Forderung und den Änderungsverlauf. Bereits erfasste Teilzahlungen und Abzüge müssen vor der Korrektur nachvollzogen werden.

2. Eine offene Rechnung behandeln

   Bei einer offenen Rechnung wird „Ohne Gutschrift stornieren“ angeboten. Lesen Sie die Bestätigung und bestätigen Sie erst nach Prüfung des Belegs.

3. Eine bezahlte Rechnung behandeln

   Bei einer bezahlten Rechnung verwenden Sie „Als Rechnungskorrektur stornieren“. CloudCRM erstellt dafür einen zugeordneten Korrekturbeleg und kennzeichnet das Original als gutgeschrieben.

4. Den Zusammenhang kontrollieren

   Prüfen Sie anschließend Originalstatus, Korrekturbeleg und Verlauf. Wenn ein neuer richtiger Beleg benötigt wird, erstellen Sie diesen über den regulären Rechnungsablauf.

Warum der Zahlungsstand den Weg bestimmt

CloudCRM unterscheidet das Storno einer offenen Rechnung von der Korrektur einer bereits bezahlten Rechnung. Lesen Sie deshalb nicht nur den Belegbetrag, sondern auch Zahlungen, Forderungsabzüge und den aktuellen Status. Ein Entwurf ist noch keine endgültig erstellte Rechnung und wird nicht über dieselben Stornofunktionen behandelt. Bereits stornierte oder gutgeschriebene Belege lassen sich nicht beliebig nochmals aufheben.

Beispiel: eine bezahlte Rechnung enthält einen Fehler

Öffnen Sie das Original und kontrollieren Sie Empfänger, Nummer und bisherigen Verlauf. Verwenden Sie den angebotenen Weg „Als Rechnungskorrektur stornieren“. Prüfen Sie anschließend den gesonderten Korrekturbeleg und den Status des Originals. Wird eine richtige neue Rechnung benötigt, erstellen und prüfen Sie diese im regulären Rechnungsablauf. Der Korrekturbeleg allein erstellt diese neue Rechnung nicht.

Abzüge und tatsächliche Geldbewegungen

Vorhandene Forderungsabzüge können die Korrektur blockieren und müssen zunächst über ihre vorgesehenen Gegenbelege behandelt werden. Bereits erfasste Teilzahlungen sind ebenfalls sorgfältig nachzuvollziehen. Weder das Storno noch der Korrekturbeleg führt automatisch eine Bankrückzahlung aus. Stimmen Sie den dokumentierten Rechnungsstand deshalb mit den tatsächlichen Zahlungen ab, statt allein aus der Statusänderung auf eine Geldbewegung zu schließen.

Danach

Der Vorgang ist mit dem passenden Status beziehungsweise Korrekturbeleg dokumentiert.