Vor dem Versand kontrollieren
Öffnen Sie den konkreten Vorgang. Prüfen Sie Firma, Verfahren, Zeitraum, gespeicherten Datenstand, gültige Prüfung und zugehörige Freigabe. Es dürfen keine ungespeicherten Änderungen offen sein. Für den Versand benötigen Sie zusätzlich das entsprechende Recht und ein nutzbares Zertifikat.
Lesen Sie die Betriebsart. Eine Testübermittlung bewirkt keine verbindliche Steuerabgabe. Im Produktivbetrieb bezieht sich die ausdrückliche Bestätigung auf den konkreten Echtversand. Wählen Sie die Übermittlung deshalb erst, wenn der Vorgang fachlich zur Abgabe vorgesehen ist.
Den freigegebenen Stand übermitteln
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Öffnen Sie die Versandaktion „Freigegebenen Stand übermitteln“.
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Kontrollieren Sie die angezeigte Zusammenfassung und die Bestätigung des konkreten Versandvorgangs.
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Geben Sie das erforderliche Zertifikatspasswort im dafür vorgesehenen Feld ein. Eine Postfach-Abruffreigabe ersetzt diese Versandbestätigung nicht.
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Starten Sie die Übermittlung und warten Sie auf die Rückmeldung. Wechseln Sie bei Bedarf zum angebotenen Übermittlungsstatus beziehungsweise Postausgang.
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Kontrollieren Sie den abschließenden Ausgang und öffnen Sie den zugehörigen Nachweis.
Statusmeldungen richtig lesen
„Eingereiht · wartet auf Verarbeitung“ bedeutet, dass ein Auftrag angelegt wurde. „Auftrag wird verarbeitet“ beziehungsweise „Übermittlung läuft“ beschreibt einen noch laufenden Vorgang. Diese Zustände bestätigen keine Annahme. Der Status wird während der Verarbeitung aktualisiert.
„Annahme bestätigt“ bezeichnet den entsprechend bestätigten Übermittlungsausgang. Lesen Sie dazu Betriebsart und Protokoll. „Abgelehnt“ oder „Fehler · Prüfung erforderlich“ verlangt die Auswertung der Rückmeldung. Bewahren Sie den zugehörigen Nachweis auf und prüfen Sie, welcher Datenstand darin genannt wird.
Bei unklarem Ergebnis keine zweite Abgabe anlegen
Bei „Versandergebnis unklar“ ist nicht bewiesen, ob der Versand angenommen oder verworfen wurde. Öffnen Sie Verlauf, Postausgang und gespeichertes Protokoll. Starten Sie keinen weiteren Versand allein deshalb, weil eine Browserseite geschlossen wurde oder eine Antwort ausgeblieben ist. Klären Sie zuerst den bestehenden Vorgang.
Auch ein blockierter oder unterbrochener Auftrag verlangt einen Blick auf den konkreten Grund. Eine spezielle Meldung „Entsperrung vor Versand abgelaufen“ kann ausdrücklich bestätigen, dass noch nicht übermittelt wurde. Nur in diesem dafür vorgesehenen Ablauf bestätigen Sie das Passwort erneut und reihen denselben unveränderten freigegebenen Stand ein.
Den Nachweis zuordnen
Prüfen Sie im Protokoll unter anderem Vorgang, Datenstand, Zeitpunkt, Betriebsart und vorhandene Rückmeldungen beziehungsweise Transferticket. Eine später eingehende Nachricht zu Anlagen oder Bearbeitung kann eine zusätzliche Handlung erfordern. Die Annahme des Formulars bedeutet daher nicht, dass jedes nachgelagerte Thema bereits erledigt ist. Mehr dazu unter „Postausgang, Protokolle und Logbuch“.