Den richtigen Vorgang öffnen
Öffnen Sie den Steuerfall, für den eine Aktion geplant werden soll. Kontrollieren Sie Firma, Verfahren, Zeitraum und aktuellen Bearbeitungsstand. Eine Aufgabe sollte sich auf genau den Vorgang beziehen, den die zuständige Person anschließend öffnen und bearbeiten kann.
Suchen Sie den Abschnitt „Zuständigkeit, nächste Aktion und Frist“. Diese Angaben dienen der Organisation. Sie lösen weder eine Formularprüfung noch eine Freigabe oder Übermittlung aus. Der fachliche und technische Status bleibt im dafür vorgesehenen Vorgangsbereich sichtbar.
Eine verständliche nächste Aktion formulieren
Wählen beziehungsweise hinterlegen Sie die zuständige Person und tragen Sie die nächste Aktion so ein, dass sie ohne Rückfrage verständlich ist. „Bearbeiten“ ist häufig zu ungenau. Hilfreicher ist beispielsweise „Belegzuordnung für den gewählten Zeitraum prüfen“ oder „Gespeicherten Entwurf und Vorschau zur Freigabe durchsehen“.
Nennen Sie dabei den tatsächlich benötigten Arbeitsschritt. Falls das Ergebnis einer Übermittlung noch unklar ist, sollte die Aufgabe die Klärung des vorhandenen Vorgangs beschreiben. Eine Aufforderung zum erneuten Senden wäre in dieser Situation voreilig.
Frist und Aufgabe speichern
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Öffnen Sie den Abschnitt zur Zuständigkeit im passenden Steuerfall.
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Prüfen Sie die vorgesehene zuständige Person und die nächste Aktion.
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Tragen Sie die für diesen Arbeitsschritt abgestimmte Frist ein.
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Verwenden Sie „Frist und CRM-Aufgabe speichern“.
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Warten Sie auf die Rückmeldung und kontrollieren Sie die gespeicherten Angaben sowie die zugehörige Aufgabe im CRM.
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Vereinbaren Sie, wer die Aufgabe nach der tatsächlichen Erledigung im Aufgabenablauf weiterbearbeitet beziehungsweise abschließt.
Organisatorische und amtliche Fristen unterscheiden
Das eingetragene Datum ist die von Ihnen gepflegte Vorgangs- beziehungsweise Aufgabenfrist. Leiten Sie daraus keine automatische Berechnung einer amtlichen Abgabefrist oder einer gewährten Verlängerung ab. Übernehmen Sie den fachlich festgelegten Termin und prüfen Sie gegebenenfalls die dazugehörige Nachricht oder Unterlage.
Auch eine CRM-Erinnerung bestätigt keine fristgerechte Übermittlung. Dafür müssen Sie den tatsächlichen Versand und seinen Nachweis kontrollieren. Eine technische Prüfung oder eine Freigabe kurz vor der Frist ersetzt den abschließenden Versand nicht.
Nach einer Rückmeldung nachfassen
Geht eine ELSTER-Nachricht ein, öffnen Sie deren Inhalt und bestimmen Sie den neuen Arbeitsschritt. Aktualisieren Sie bei Bedarf die Zuständigkeit und die Aufgabe. Eine persönliche Gelesen-Markierung im Posteingang bedeutet nicht, dass das Team die Angelegenheit abgeschlossen hat.
Vor einer Übergabe sollte der Entwurf gespeichert sein. Verweisen Sie auf den betroffenen Vorgang und benennen Sie offene Angaben. Für die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten prüfen Sie außerdem deren aktive Zuordnung und Rechte. Damit bleibt erkennbar, wer lesen, bearbeiten, prüfen oder freigeben soll.